Regulamin i polityka prywatności

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Julia Bilarzewska, ul. Mościckiego 20/9, 41-200 Sosnowiec, NIP: 7812036405, REGON: 522217630, kontakt@balaganpsychoterapia.pl, telefon: +48 503 759 458, dalej jako „Administrator”.

Zakres polityki prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego, formularza kontaktowego, rejestracji online, linków do płatności, płatności online i kontaktu e-mailowego oraz – w razie skorzystania z usług – osób korzystających ze świadczeń psychologicznych, psychoterapeutycznych, seksuologicznych lub innych usług oferowanych przez Administratora.

Polityka obejmuje również informacje dotyczące plików cookies i innych podobnych technologii, jeżeli są stosowane w serwisie.

Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu kontaktu i zakresu usługi Administrator może przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane do faktury, dane dotyczące rezerwacji wizyty, treść wiadomości, historię kontaktu, informacje o płatności oraz inne dane podane dobrowolnie przez użytkownika.

Jeżeli jest to niezbędne do świadczenia usług psychologicznych, psychoterapeutycznych lub seksuologicznych, Administrator może przetwarzać również dane szczególnej kategorii, w szczególności dane dotyczące zdrowia, życia seksualnego lub inne informacje przekazane przez Pacjenta w związku z udzielaniem pomocy.

Serwis może przetwarzać także podstawowe dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory plików cookies, rodzaj przeglądarki, przybliżone dane o urządzeniu i logi techniczne związane z bezpieczeństwem oraz prawidłowym działaniem strony.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Jeżeli w związku z usługą przetwarzane są dane szczególnej kategorii, takie jak dane dotyczące zdrowia lub życia seksualnego, Administrator przetwarza je wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa z art. 9 ust. 2 RODO – w szczególności gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów związanych z opieką zdrowotną lub gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę, jeśli taka zgoda jest wymagana.

• udzielenie odpowiedzi na wiadomość lub zapytanie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy – także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• umówienie, potwierdzenie, zmiana lub odwołanie wizyty oraz wykonanie umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• przyjęcie i obsługa płatności online oraz rozliczenie transakcji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO
• realizacja obowiązków rachunkowych, podatkowych i archiwizacyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• prowadzenie działań marketingowych lub wysyłka newslettera – wyłącznie, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, w szczególności zgoda

Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do udzielenia odpowiedzi, dokonania rejestracji wizyty, przyjęcia płatności, wystawienia faktury lub wykonania usługi.

Niepodanie danych oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić kontakt, rejestrację wizyty, opłacenie wizyty albo realizację świadczenia.

Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania.

Do odbiorców danych mogą należeć w szczególności: dostawca hostingu, Google jako dostawca poczty elektronicznej i narzędzia obsługującego formularz, dostawca systemu rejestracji online i obsługi gabinetu DobryGabinet, operator płatności Tpay / Krajowy Integrator Płatności S.A., dostawca usług księgowych, dostawca usług IT, podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa oraz banki lub operatorzy finansowi uczestniczący w rozliczeniu.

Jeżeli Administrator korzysta z zewnętrznych narzędzi do wysyłki wiadomości SMS, wideorozmów, formularzy lub analityki, dane mogą być przekazywane także tym dostawcom zgodnie z zawartymi umowami i przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń.

Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady Administrator przetwarza dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli jednak korzysta z narzędzi dostawców mających siedzibę poza EOG, dane mogą być przekazywane poza EOG wyłącznie przy zastosowaniu podstaw przewidzianych w RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych.

Okres przechowywania danych

Dane przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie przechowujemy przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione.

Dane związane z rejestracją wizyty, płatnością i realizacją umowy przechowujemy przez okres niezbędny do wykonania umowy, rozliczeń, obsługi reklamacji i dochodzenia roszczeń.

Dane rozliczeniowe i księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.

Jeżeli Administrator prowadzi dokumentację medyczną lub inną dokumentację objętą szczególnymi przepisami, dane są przechowywane przez okres wynikający z tych przepisów, jeżeli taki obowiązek ma zastosowanie do danej działalności.

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania albo ustania celu przetwarzania.

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w granicach wynikających z RODO – prawo dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, ma także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Pliki cookies i podobne technologie

Serwis może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do jego prawidłowego działania, bezpieczeństwa, zapamiętywania ustawień użytkownika oraz – jeżeli są wdrożone – cookies analityczne lub marketingowe.

Cookies niezbędne mogą być stosowane bez odrębnej zgody, jeżeli są konieczne do działania strony. Pozostałe cookies powinny być stosowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika, jeżeli jest ona wymagana.

Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce lub – jeżeli w serwisie wdrożono baner zgód – za pomocą dostępnego narzędzia do zarządzania zgodami.

Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, ujawnieniem lub nieuprawnioną modyfikacją.

Ze względu na charakter usług psychologicznych, psychoterapeutycznych i seksuologicznych Administrator dokłada szczególnej staranności w zakresie poufności danych i ograniczania dostępu do nich wyłącznie do osób upoważnionych.

Zmiany polityki prywatności

Polityka Prywatności może być aktualizowana w razie zmiany przepisów prawa, sposobu działania serwisu, zakresu świadczonych usług albo wykorzystywanych narzędzi.

Aktualna wersja dokumentu jest publikowana w serwisie wraz z datą obowiązywania.

Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego oraz usług świadczonych drogą elektroniczną przez Julię Bilarzewską, ul. Mościckiego 20/9, 41-200 Sosnowiec, NIP: 7812036405, REGON: 522217630, kontakt@balaganpsychoterapia.pl, telefon: +48 503 759 458, dalej jako „Usługodawca”.

Regulamin ma zastosowanie w szczególności do rejestracji wizyt online, wysyłki i obsługi linków do płatności, przyjmowania płatności online za pośrednictwem operatora Tpay, kontaktu elektronicznego z Pacjentem oraz korzystania z formularzy i funkcjonalności dostępnych w serwisie.

Akceptacja Regulaminu jest warunkiem skorzystania z rejestracji online i płatności online, jeżeli taka akceptacja jest wymagana przez formularz rezerwacji lub formularz płatności.

Definicje

• Pacjent / Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z serwisu, rejestracji online, formularza kontaktowego, linku do płatności lub płatności online.
• Serwis – strona internetowa i powiązane formularze online prowadzone przez Usługodawcę, w tym formularz rejestracji online oraz inne narzędzia udostępniane w związku z umawianiem wizyt i płatnościami.
• DobryGabinet – system do obsługi rejestracji online, kalendarza wizyt, komunikacji z Pacjentem i płatności powiązanych z wizytami.
• Tpay – system płatności online obsługiwany przez Krajowy Integrator Płatności S.A., wykorzystywany przez Usługodawcę do przyjmowania płatności online.
• Usługa świadczona drogą elektroniczną – każda usługa świadczona bez jednoczesnej obecności stron, za pomocą systemów teleinformatycznych, w szczególności umożliwienie rezerwacji wizyty, wysłania zapytania, otrzymania linku do płatności lub dokonania płatności online.

Zakres usług świadczonych drogą elektroniczną

Usługi elektroniczne są świadczone nieodpłatnie, z wyjątkiem płatnych świadczeń psychologicznych, psychoterapeutycznych, seksuologicznych lub innych usług wskazanych w ofercie Usługodawcy.

• udostępnianie informacji o ofercie, cenniku i dostępnych terminach
• umożliwienie rejestracji wizyt online
• umożliwienie opłacenia wizyty w trakcie rejestracji albo przez indywidualny link do płatności
• umożliwienie kontaktu za pomocą poczty elektronicznej lub formularza kontaktowego
• przesyłanie potwierdzeń, przypomnień i informacji organizacyjnych dotyczących wizyt

Wymagania techniczne

Do korzystania z serwisu oraz usług elektronicznych niezbędne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa, aktywny adres e-mail lub numer telefonu – jeżeli są wymagane do potwierdzenia rezerwacji lub płatności.

Usługodawca dokłada starań, aby korzystanie z serwisu było możliwe przy użyciu powszechnie stosowanego oprogramowania, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności wszystkich funkcjonalności, jeżeli przerwa wynika z awarii, prac technicznych lub działania podmiotów trzecich.

Rejestracja wizyt i zawieranie umów

Informacje o dostępnych terminach, cenach oraz rodzaju świadczenia są prezentowane w serwisie lub przekazywane indywidualnie Pacjentowi. Ceny podawane są w złotych polskich i – o ile nie wskazano inaczej – są cenami brutto.

Rejestracja wizyty odbywa się online albo w inny sposób indywidualnie wskazany przez Usługodawcę. W przypadku rejestracji online Pacjent zobowiązany jest do podania danych prawdziwych, aktualnych i kompletnych.

Do zawarcia umowy o świadczenie usługi elektronicznej dochodzi z chwilą rozpoczęcia korzystania z danej funkcjonalności serwisu. Do zawarcia umowy dotyczącej odpłatnej wizyty dochodzi z chwilą potwierdzenia rezerwacji przez system lub Usługodawcę, a jeżeli dla danego terminu przewidziano obowiązek przedpłaty – po skutecznym dokonaniu płatności w wymaganej wysokości.

Usługodawca może odmówić realizacji rezerwacji lub poprosić o zmianę terminu w przypadkach uzasadnionych organizacyjnie, technicznie, zdrowotnie lub z przyczyn niezależnych od Usługodawcy. W takim przypadku Pacjent otrzyma propozycję nowego terminu albo zwrot dokonanej płatności.

Płatności online

Pacjent może opłacić wizytę online w toku rejestracji albo poprzez indywidualny link do płatności przesłany przez Usługodawcę. Dostępne metody płatności zależą od aktualnie udostępnianych metod w systemie Tpay.

Płatności online są obsługiwane przez operatora płatności Tpay. Dane wpisywane na stronie płatności oraz przebieg transakcji podlegają zasadom właściwym dla operatora płatności.

Usługodawca otrzymuje z systemu płatności informację o statusie transakcji. W razie nieopłacenia wizyty w terminie wskazanym w komunikacie rezerwacyjnym lub wiadomości od Usługodawcy, termin może zostać zwolniony do ponownej rezerwacji.

Faktury są wystawiane na żądanie Pacjenta na podstawie danych przekazanych przez Pacjenta zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Zmiana terminu, odwołanie wizyty i zwroty

Pacjent może odwołać lub przełożyć wizytę zgodnie z zasadami obowiązującymi u Usługodawcy.

Wizytę można odwołać lub przełożyć bez kosztów najpóźniej na 24 godziny przed planowanym terminem. W przypadku późniejszego odwołania albo niestawienia się na wizytę Usługodawca może zatrzymać całość przedpłaty, z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Jeżeli Usługodawca odwoła wizytę z przyczyn leżących po jego stronie i strony nie ustalą nowego terminu, Pacjentowi przysługuje zwrot wniesionej opłaty w odpowiedniej wysokości.

Prawo odstąpienia od umowy

Jeżeli Pacjent jest konsumentem i zawiera umowę na odległość, co do zasady przysługuje mu prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.

Jeżeli Pacjent wyraźnie zażąda rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia, a następnie odstąpi od umowy po rozpoczęciu świadczenia, jest zobowiązany do zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia. Jeżeli usługa została w pełni wykonana za wyraźną zgodą Pacjenta, po uprzednim poinformowaniu go o utracie prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu usługi, prawo odstąpienia nie przysługuje.

Postanowienia dotyczące ustawowego prawa odstąpienia są niezależne od zasad organizacyjnych dotyczących odwoływania wizyt. Dla pełnej zgodności procesu rezerwacji z prawem zaleca się, aby system rezerwacji lub płatności zawierał wyraźne oświadczenie Pacjenta o żądaniu wykonania usługi przed upływem terminu do odstąpienia, jeżeli wizyta ma się odbyć wcześniej.

Reklamacje

Reklamacje dotyczące usług elektronicznych, rejestracji, płatności powiązanych z wizytą lub funkcjonowania serwisu można składać na adres e-mail kontakt@balaganpsychoterapia.pl albo pisemnie na adres: Julia Bilarzewska, ul. Mościckiego 20/9, 41-200 Sosnowiec.

Reklamacja powinna zawierać co najmniej dane umożliwiające identyfikację zgłaszającego, dane kontaktowe oraz opis problemu. Jeżeli przekazane informacje będą niewystarczające, Usługodawca może poprosić o ich uzupełnienie.

Usługodawca rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy przewidują inny termin lub inny tryb.

Reklamacje dotyczące samej usługi płatniczej mogą być także kierowane do operatora płatności zgodnie z zasadami właściwymi dla Tpay.

Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych zostały opisane w Polityce Prywatności udostępnionej w serwisie oraz – jeżeli dotyczy – w formularzu rejestracji online i formularzu płatności.

Pacjent powinien zapoznać się z Polityką Prywatności przed skorzystaniem z rejestracji online i płatności online.

Postanowienia końcowe

Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w serwisie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zmiany sposobu świadczenia usług, wdrożenia nowych funkcjonalności albo zmiany danych Usługodawcy lub podmiotów współpracujących. Zmiana Regulaminu nie narusza praw nabytych przed jej wejściem w życie.

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy dotyczące świadczenia usług drogą elektroniczną, praw konsumenta oraz ochrony danych osobowych.